貿易事務初心者に必要なパソコンスキルとは

こんにちは
有坂です。

今回は、

「英語に触れる仕事を希望していて、
貿易事務に興味はあるけれど,

今まで全く事務仕事をやったことがなくて
パソコンに自信がありません・・・」

というご相談についてのお話をしたいと思います。

この貿易事務とパソコンスキルについて
貿易事務職歴11年の私の経験を元に
私なりの考えをシェアしたいと思います。

パソコンスキルがなくても貿易事務の仕事はできるのか

貿易事務はその名の通り事務職です。
メインの仕事はパソコンを使用しての書類作成であったり、取引先からの書類のチェックです。

その作業にはパソコンの使用は不可欠。

今スマホなら誰でも持っている時代ですし、
若い方でもスマホは使用できるけどパソコンには全く触れてこなかった、
学校の授業でなんとなく触れただけ、
という方も結構多いです。

これからの時代、スマホで完結できる仕事もどんどん増えていくかもしれませんが、

この書類作成のような仕事はキーボードと書類をよく見るための大きめのモニターはあった方が作業効率的に圧倒的に良いです。

貿易の書類は少しでも内容が間違っていたら
貨物を輸出、輸入できなくなってしまいます。

ただ、クリエイターが使用するようなとても画質のいい、
どんな重たい作業でも対応できるハイスペックなパソコンでなくて全く構わないし、
だからこそそんなに高度なスキルなど必要ないのです。

どんなに「パソコンができない」と言っている方でも今の働き盛りの世代であれば

少なくとも小、中、高校のどこかでパソコンに触れる機会はあったと思います。

もちろん採用する企業がどこまでパソコンスキルを見るかは会社ごとに異なりますが、

仕事しながら覚えていくという思いがあれば
働き始めの時点ではパソコンに触れた経験があれば大丈夫です。

 

パソコンスキルはどんなことができれば良い？

では最低限、何ができればいいのか。

よく言われるのがワードとエクセルですよね。

そのワードとエクセルがどれだけできればいいのか？

 

最初はこんなもんでも大丈夫、
というのが私自身の経験からの感想です。

国や輸出入する商品によって必要書類は変わってきますが
どの書類も大体文字だけなんですね。

プレゼン資料でよくあるようなグラフの作成なんかもないし、
データ分析するためのエクセルの関数なんかも必要ないです。

もちろんそういったスキル知識はあるに越したことはありません。
エクセルのショートカットキーなども知っていて使えれば書類作成の仕事スピードは格段に上がります。

ただ最初から身についてないと貿易の仕事ができないか、と言われたら
全くそんなことはありません。

パソコンスキルを身につける時間を割くくらいならすぐに仕事に臨んだ方が良い

また書類作成をする際、大体の会社にはフォーマットがあります。

その会社が独自で作っているシステムなんかを使用していることもあるでしょう。

そうなると
ワードが、
エクセルが、
というよりその会社のシステムをいかに使用できるかになってきます。

その会社のシステムがどんなものを使用しているかは入ってみないとわからないですよね。

入ってみてから触って覚えていくしかありません。

そうなったら一般的なパソコンスクールにお金を払って学ぶよりも
パソコンスキルがあまりなくても受け入れてくれる会社に就職してしまう方が早いです。

余計な時間もお金もかけずに済みます。

慣れていない人からしたらもちろん最初は戸惑うかもしれませんが、毎日仕事で触れていれば慣れてきます。

最初は「この動作をするときはこのキーを押す」みたいなことをノートか何かに書いておいてもいいでしょう。

それも最初は見返していたとしてもそのうち指が勝手に動くようになります。

余程パソコンに抵抗のある方でなければ毎日仕事をこなしていくうちにできるようになります。

パソコンスキルよりも大事なことがあります。

パソコンスキルより大事なことは
貿易の仕事に関する専門用語だったり仕事の流れを覚えることです。

これに関しては貿易関連の仕事が全くの未経験であれば、
どんなにパソコンが出来ようがそうでなかろうが仕事を通じて覚えていくしかありません。

就業する前に資格勉強であったり、
派遣会社等が行う勉強会のようなもので大まかな知識を勉強できますが

貿易の仕事は扱う貨物が
何であるか、
輸入なのか、
輸出なのか、
で変わります。

細かいことはその仕事に関わってみないとわからないのです。

今回のご相談の方の場合、英語に触れる仕事を希望しているということなのでよりアドバンテージはあると思います。十分にパソコンスキルが不足している箇所をカバーできると考えられます。

パソコンの使い方に関しては、ワードやエクセルは言ってしまえばネットで検索すればやり方などいくらでも出てきますし、それでもわからなければ会社に一人くらいはパソコンに詳しい人がいるものなので
（時間を奪いすぎない程度に）教えてもらっても良いでしょう。

まとめ

パソコンスキルをの為だけに時間を割くのはもったいないので

ができるなら、挑戦してみて見ることをお勧めします。

今回は貿易事務の仕事を始める際に最低限必要なパソコンスキルについてお話ししました。

ご参考になりましたら幸いです。